Tổ chức sự kiện được cho là chiêu thức marketing hiệu quả nhất hiện tại. Bởi, đây là cơ hội giúp doanh nghiệp quảng bá được sản phẩm thương hiệu. Đồng thời tiếp cận được nhiều khách hàng và các đối tác giúp doanh nghiệp phát triển hơn.
Tuy nhiên, để đạt được mục đích trên thì sự kiện phải phụ thuộc rất nhiều yếu tố. Từ nhân lực, thời gian, địa điểm, … Dưới đây là toàn bộ quy trình tổ chức sự kiện thành công mà doanh nghiệp cần tham khảo.
6 bước tổ chức sự kiện công ty
Để sự kiện được diễn ra thành công và tốt đẹp thì doanh nghiệp cần đảm bảo 6 bước cơ bản sau đây:
Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
1. Xác định mục tiêu
Trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ hình thức sự kiện mà mình muốn tổ chức thuộc loại sự kiện nào? Có các loại hình sự kiện như: hội nghị, họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow,…
Mỗi loại hình sẽ có những đặc điểm, mục tiêu và yêu cầu riêng, đòi hỏi người tổ chức phải hiểu rõ. Từ đó, xác định số lượng người tham gia, khách mời để lựa chọn địa điểm tổ chức, ngân sách dự kiến, những sản phẩm và dịch vụ trong sự kiện.
2. Lên ý tưởng tổ chức
Từ nhu cầu và mục tiêu trên, doanh nghiệp sẽ tiến hành lên một bản tóm lược để lên ý tưởng cho sự kiện. Đơn vị chịu trách nhiệm chính về vấn đề này thường là phòng Marketing hoặc phối hợp với một đơn vị chuyên tổ chức sự kiện bên ngoài.
Lưu ý: khi lên ý tưởng cần nắm rõ yêu cầu của bản tóm lược, đồng thời hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức event.
Sau đó, thể hiện trên văn bản một cách hoàn chỉnh của buổi sự kiện để thuyết trình với ban giám đốc công ty hoặc đối tác nếu là đơn vị nhận tổ chức sự kiện.
Đây là bước quan trọng thể hiện ý tưởng có hiệu quả và tạo sự khác biệt để tiến hành tổ chức sự kiện hay không? Do đó, phải lên ý tưởng một cách chu đáo và chuyên nghiệp.
Haitugio - Đơn vị chuyên tổ chức sự kiện giá rẻ tphcm
3. Thiết kế sự kiện
Sự kết hợp của nhu cầu và ý tưởng tổ chức sẽ giúp bạn có thể bắt đầu bước thiết kế chương trình.
Công việc chính ở bước này đó là: xác định các vấn đề liên quan như địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra chương trình.
Quá trình thiết kế sự kiện phải tuân thủ chủ đề của chương trình. Thông qua đó thiết kế logo, hình ảnh cho chương trình và bắt đầu cho chương trình truyền thông về sự kiện.
4. Lên kế hoạch cụ thể
Đây là lúc quy trình tổ chức sự kiện cụ thể hóa chi tiết nhất trước khi tiến hành thực thi. Từ bản thiết kế đã có, doanh nghiệp phải tính toán ngân sách cụ thể, nguồn nhân lực, nhà cung cấp thiết bị,…
Lưu ý, cần lên phương án dự phòng và phương án khắc phục. Một kế hoạch hiệu quả có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện chương trình.
5. Thực hiện kế hoạch
Tùy vào quy mô và tính chất sự kiện mà doanh nghiệp bạn cần lên thời gian tổ chức phù hợp. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các bên liên quan.
Đối với một sự kiện lớn cần được dàn dựng và chạy chương trình trước. Nên có một bảng những công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào.
Quy trình tổ chức một sự kiện của công ty có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào nguồn nhân lực. Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công.
Trong quá trình diễn ra sự kiện, các bộ phận dựa vào kế hoạch đã đề ra để phối hợp thực hiện, khi có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.
6. Kết thúc sự kiện, tổ chức đánh giá hiệu quả
Sau khi kết thúc sự kiện, tập trung thu dọn mọi thứ trở về vị trí ban đầu. Tiến hành thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho…
Mỗi bộ phận có trách nhiệm viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự
Để một sự kiện được đánh giá là thành công, phải so sánh kết quả đạt được với mục tiêu ban đầu đặt ra. Thực hiện các bước trong quy trình một các thống nhất sẽ mang lại hiệu quả ngoài mong đợi.
Quy trình tổ chức sự kiện thành công
Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện từ A-Z mà doanh nghiệp cần tham khảo để tổ chức sự kiện cho công ty, doanh nghiệp mình. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm hoặc không có đủ điều kiện để tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ ngay cho Haitugio, với hotline: 0776 692 979. Đơn vị chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp uy tín và giá rẻ tại TPHCM. Chúc bạn thành công!